科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
發(fā)布時(shí)間：2019-2-25
科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
GB/T 11822-2000 代替 GB/T11822-1989
國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局2000-12-11批準(zhǔn)2001-05-01實(shí)施
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法，案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷皮規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。某些形式特殊的科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。
2定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
2.1科學(xué)技術(shù)文件材料（以下簡稱科技文件材料） scientific and technical records
記錄和反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。
2.2科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡稱科技檔案）scientific and technical archives
企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。
2.3案卷file
由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。
2.4卷內(nèi)目錄innerfile item list
登錄案卷內(nèi)文件題名及其特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。
2.5卷內(nèi)備考表file note
卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。
2.6檔號(hào)archival code
以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
3組織案卷
3.1組卷原則
組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。
3.2組卷要求
3.2.1案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動(dòng)的真實(shí)情況。
3.2.2案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整。
3.2.3案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。
3.3組卷方法
3.3.1直接針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目里組卷。
3.3.2產(chǎn)品、科研課題、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其結(jié)構(gòu)或階段等分別組卷。
3.3.3引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。
3.3.4一個(gè)單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨(dú)組卷；采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，其科技文件材料組卷時(shí)可在卷內(nèi)備考表中說明并注明標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號(hào)。
3.3.5底圖以張為單位單獨(dú)保存和管理。
3.3.6產(chǎn)品更新?lián)Q代或更新零部件時(shí)，保留新形式的科技文件材料并單獨(dú)組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。
3.3.7設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨(dú)組卷。外購設(shè)備中的隨機(jī)文件材料可以單獨(dú)組卷。
4案卷和案卷內(nèi)科技文件材料的排列
4.1產(chǎn)品類案卷按產(chǎn)品開發(fā)設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、加工制造、生產(chǎn)定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。
4.2科研類案卷按課題準(zhǔn)備立項(xiàng)階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)和推廣應(yīng)用等階段排列。
4.3基建類案卷按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等排列。
4.4設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料、外購設(shè)備開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運(yùn)行、設(shè)備維護(hù)等排列。
4.5案卷內(nèi)管理性科技文件材料按問題、時(shí)間或重要程度排列。
4.6案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。
5案卷的編目
5.1卷內(nèi)科技文件材料頁號(hào)的編寫
5.1.1案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號(hào)。
5.1.2單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號(hào)；雙面書寫的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號(hào)。圖樣頁號(hào)編寫在標(biāo)題欄外。
5.1.3成套圖樣印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)；與其他科技材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號(hào)，可在備注中注明總頁數(shù)。
卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。
5.2案卷封面的編制
5.2.1案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式（內(nèi)封面規(guī)格見7.3.1）。封面式樣見圖A1。
5.2.2案卷題名應(yīng)簡明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容，主要包括項(xiàng)目名稱或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人擬寫。
5.2.3立卷單位應(yīng)填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。
5.2.4起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件材料形成的起止日期。
5.2.5保管期限應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫組卷時(shí)劃定的保管期限。
5.2.6密級(jí)應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級(jí)。
5.2.7檔
號(hào)應(yīng)填寫全宗號(hào)、分類號(hào)（項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)。全宗號(hào)由各單位根據(jù)本單位法人的變更情況自行設(shè)定，需向國家檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)另定；分類
號(hào)是指按統(tǒng)一的分類規(guī)則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號(hào)；項(xiàng)目代號(hào)是指科技檔案所反映的產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號(hào)，目錄號(hào)一般指分類目錄
號(hào)；案卷號(hào)指科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。
5.2.8檔案館號(hào)應(yīng)填寫國家檔案行政部門賦予的檔案館代碼。
5.3案卷脊背的編制
案卷脊背的項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名，式樣及規(guī)格見圖A2。
保管期限填寫方法同5.2.5,也可用色標(biāo)區(qū)分；紅色代表永久，黃色代表長期，綠色代表短期；檔號(hào)填寫方法同5.2.7;案卷題名可根據(jù)各單位具體情況自行填或不填，填寫方法同5.2.2。
5.4卷內(nèi)目錄的編制
5.4.1卷內(nèi)目錄式樣見圖A3。
5.4.2序號(hào)應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。
5.4.3文件編號(hào)應(yīng)填寫科技文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。
5.4.4責(zé)任者應(yīng)填寫科技文件材料的形成部門或主要責(zé)任者。
5.4.5文件材料題名應(yīng)填寫科技文件材料的全稱。
5.4.6日期應(yīng)填寫科技文件材料的形成日期。
5.4.7頁號(hào)應(yīng)填寫每件科技文件材料的首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)。
5.4.8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)科技文件材料首頁之前。
5.5卷內(nèi)備考表的編制
5.5.1卷內(nèi)備考表式樣見圖A4。
5.5.2說明包括：案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
5.5.3立卷人應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。
5.5.4立卷日期應(yīng)填寫完成立卷的日期。
5.5.5檢查人應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。
5.5.6檢查日期應(yīng)填寫審核的日期。
5.5.7互見號(hào)應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。
5.5.8卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。
6案卷的裝訂
6.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。
6.2案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復(fù)。幅面一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mm×210mm）或國家通用16開型（260mm×185mm）。圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。
6.3案卷內(nèi)不允許有金屬物
6.4不裝訂的案卷，應(yīng)在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章，式樣見圖A7。檔號(hào)填寫方法同5.2.7,序號(hào)填寫方法同5.4.2。
7卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料
7.1科技檔案案卷卷皮采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒、卷夾式樣見圖A5、A6。
7.2卷皮規(guī)格和制成材料
7.2.1卷盒的外表面規(guī)格為：305mm×220mm,厚度分別為10mm、2 0mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。
7.2.2卷夾的外表面規(guī)格為：305mm×220mm,厚度為20mm。
7.2.3卷皮宜采用牛皮紙板雙裱壓制，或黃板紙制作，外裱牛皮紙。本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用無酸卷皮。
7.3卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量
7.3.1卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm×210mm或260mm×185mm。
7.3.2卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g/m2以上白色書寫書紙制作。
7.4案卷脊背標(biāo)簽的規(guī)格和質(zhì)量
7.4.1案卷脊背標(biāo)簽與卷盒的長度和厚度相同，即305mm×10（20,30,40,50,60）mm。
7.4.2案卷脊背標(biāo)簽宜采用150g/m2白色書寫紙制作，案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。
7.5卷皮上和卷內(nèi)表格中書寫的字跡要清晰端正。